Qu'est-ce que la régularisation charges locataire ?
La régularisation charges locataire constitue une étape incontournable de la gestion locative annuelle. En effet, cette procédure permet d'ajuster les sommes versées mensuellement par le locataire avec les dépenses réellement engagées par le propriétaire. Par conséquent, elle garantit une répartition équitable des charges récupérables entre bailleur et locataire.
Concrètement, lorsque vous louez un logement, vous payez chaque mois des provisions sur charges en complément du loyer principal. Or, ces provisions sont estimées à l'avance sur la base des dépenses de l'année précédente ou du budget prévisionnel de la copropriété. Dès lors, la régularisation de charge locataire intervient pour comparer ces provisions avec les charges réelles supportées durant l'année écoulée.
Provision vs forfait : comprendre la différence
Avant d'aborder le calcul de la regularisation de charges locataire, il convient de distinguer deux systèmes de paiement. D'une part, la provision sur charge représente une avance mensuelle qui sera régularisée annuellement. D'autre part, le forfait de charges correspond à un montant fixe sans possibilité de régularisation ultérieure.
Ainsi, dans le cadre d'une location vide, le paiement par provision s'impose obligatoirement. À l'inverse, pour une location meublée ou un bail mobilité, le propriétaire peut opter pour un forfait de charges. Néanmoins, ce choix présente des avantages et des inconvénients pour chaque partie.
Quelles charges peuvent faire l'objet d'une régularisation charges locatives ?
La liste des charges récupérables est strictement définie par le décret n°87-713 du 26 août 1987. En conséquence, seules certaines dépenses peuvent être refacturées au locataire dans le cadre de la régularisation des charges locataire. Voyons ensemble quelles sont ces charges locatives concernées.
Parties communes et équipements
L'entretien courant des parties communes, l'électricité des espaces communs, la maintenance de l'ascenseur, ainsi que les menues réparations constituent des charges locatives récupérables. De même, les contrats de vérification et d'entretien entrent dans cette catégorie.
Eau et chauffage collectifs
La consommation d'eau froide et chaude, l'eau utilisée pour l'entretien des communs, les produits et l'énergie nécessaires au chauffage, ainsi que l'entretien des équipements de chauffage font partie des charges récupérables au titre de la provision sur charge.
Espaces verts et extérieurs
L'entretien des espaces verts comprend la tonte, le désherbage, le ratissage et le nettoyage. Par ailleurs, les produits de jardinage comme les engrais ou les plantes de remplacement constituent également des charges locatives récupérables.
Taxes et redevances
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères figurant sur la taxe foncière ainsi que la redevance d'assainissement peuvent être récupérées lors de la regularisation charges locataire annuelle.
En revanche, certaines charges restent définitivement à la charge du propriétaire. Notamment, les gros travaux de rénovation, les assurances de l'immeuble, les frais de syndic ou encore les dépenses liées à des améliorations non contractuelles ne peuvent faire l'objet d'une régularisation de charges locataire.
Comment calculer la régularisation des charges locataire ?
Le calcul regularisation charges locataire repose sur une formule simple mais essentielle. Effectivement, il suffit de soustraire le montant total des provisions versées pendant l'année des charges réelles effectivement payées par le propriétaire. Voyons comment procéder concrètement pour cette régularisation charges locatives.
Charges réelles annuelles - Provisions versées = Solde à régulariser
• Si le résultat est positif : le locataire doit verser un complément
• Si le résultat est négatif : le propriétaire doit rembourser le trop-perçu
Exemple pratique de régularisation de charge locataire
Prenons un cas concret pour illustrer la regularisation charges locataire. Monsieur Dupont occupe un appartement et verse 120 € de provisions sur charge chaque mois, soit 1 440 € sur l'année. À la fin de l'exercice, le propriétaire reçoit le décompte définitif des charges de copropriété qui s'élèvent à 1 350 €.
Dans cet exemple, le calcul de la régularisation des charges locataire révèle que Monsieur Dupont a versé 90 € de trop (1 440 € - 1 350 € = 90 €). Par conséquent, le propriétaire devra lui rembourser cette somme dans le cadre de la regularisation charges locataire annuelle.
Cas particulier : régularisation au prorata temporis
Lorsqu'un locataire entre ou sort du logement en cours d'année, la regularisation des charges locataire doit être calculée au prorata de sa période d'occupation. Ainsi, si le locataire occupe le bien pendant 8 mois, seules les charges de ces 8 mois seront prises en compte pour la régularisation de charges locataire.
Délai régularisation charges locataire : ce qu'il faut savoir
Le delai regularisation charges locataire constitue un élément crucial de la procédure. En effet, la loi encadre strictement les délais pour demander et effectuer la régularisation charges locatives afin de protéger les deux parties. Examinons en détail ces différentes échéances.
Quand doit avoir lieu la régularisation annuelle des charges ?
Premièrement, le propriétaire doit procéder à la regularisation charges locataire délai au moins une fois par an. Généralement, cette régularisation intervient après réception du décompte définitif des charges de copropriété. De plus, le bailleur doit informer le locataire au moins un mois avant la date de régularisation des charges locatives.
Régularisation tardive : quelles conséquences ?
Si la regularisation des charges locataire intervient plus d'un an après la fin de la période concernée, elle est considérée comme tardive. Dans ce cas, le locataire peut exiger un étalement du paiement sur 12 mensualités s'il doit verser un complément. Toutefois, le propriétaire conserve son droit à réclamer les sommes dues dans la limite du délai de prescription de 3 ans.
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Comment notifier le locataire de la régularisation des charges ?
La notification de la regularisation charges locataire doit respecter une procédure précise. Tout d'abord, le propriétaire doit transmettre un décompte détaillé des charges au moins un mois avant la régularisation. Ce document constitue un élément essentiel de la régularisation de charge locataire.
Que doit contenir le décompte des charges ?
Le décompte de regularisation des charges locataire doit impérativement mentionner plusieurs informations. D'abord, chaque poste de dépense doit être clairement identifié et détaillé. Ensuite, il faut distinguer les charges récupérables des charges non récupérables. Enfin, le document doit préciser le mode de répartition entre les locataires dans un immeuble collectif.
- Décompte détaillé de chaque poste de charges
- Montant total des provisions versées durant l'année
- Solde à régulariser (positif ou négatif)
- Justificatifs consultables pendant 6 mois
Mon propriétaire ne me donne pas le décompte des charges : que faire ?
Si votre bailleur ne transmet pas le décompte de regularisation charges locataire, vous disposez de plusieurs recours. Premièrement, envoyez une demande écrite en recommandé avec accusé de réception. Si le propriétaire reste silencieux, vous pouvez saisir la Commission départementale de conciliation. En dernier recours, le tribunal judiciaire peut être saisi.
Régularisation des charges locatives après départ du locataire
La régularisation des charges locatives après départ du locataire soulève souvent des questions. Effectivement, lorsque le locataire quitte le logement, le propriétaire peut retenir une partie du dépôt de garantie pour couvrir la regularisation charges locataire. Toutefois, cette retenue doit respecter certaines conditions strictes.
Peut-on retenir le dépôt de garantie ?
Le propriétaire peut retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie dans l'attente de la regularisation charges locataire définitive. Par la suite, il dispose d'un délai d'un mois après réception du décompte des charges pour restituer le solde du dépôt de garantie. Naturellement, cette retenue doit être justifiée par des pièces comptables précises.
Ne pas payer la régularisation des charges : quels risques ?
Si le locataire refuse de payer la regularisation charges locataire, le propriétaire peut d'abord tenter une relance amiable. Ensuite, une mise en demeure par lettre recommandée s'impose. Enfin, en cas de persistance du refus, le bailleur peut engager une procédure judiciaire pour récupérer les sommes dues au titre des charges locatives.
Questions fréquentes sur la régularisation charges locataire
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Créer mon compte gratuitementRégularisation charges locataire modèle : bonnes pratiques
Pour réussir votre regularisation charges locataire, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques. En premier lieu, archivez soigneusement tous les justificatifs de charges pendant au moins trois ans. En second lieu, communiquez régulièrement avec vos locataires sur les charges locatives pour éviter les malentendus.
Conseils pour les propriétaires bailleurs
- Anticipez la régularisation : Dès réception du décompte de copropriété, préparez le calcul de la regularisation charges locataire
- Soyez transparent : Fournissez un décompte clair et détaillé pour faciliter la compréhension du locataire
- Respectez les délais : Envoyez le décompte au moins un mois avant la régularisation pour respecter le delai regularisation charges locataire
- Conservez les preuves : Gardez tous les justificatifs de charges et les accusés de réception pendant 3 ans
- Ajustez les provisions : Si l'écart dépasse 20 %, modifiez le montant des provisions pour l'année suivante
Conseils pour les locataires
- Vérifiez le décompte : Examinez attentivement chaque poste de dépense lors de la regularisation charges locataire
- Demandez les justificatifs : N'hésitez pas à consulter les factures et contrats pendant la période de 6 mois
- Comparez avec l'année précédente : Une hausse importante des charges récupérables doit attirer votre attention
- Contestez si nécessaire : En cas de désaccord, envoyez une réclamation écrite dans les délais
- Connaissez vos droits : Familiarisez-vous avec la liste des charges récupérables du décret n°87-713
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